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关于做好太原理工大学110周年校庆邀请接待工作的通知
来源:太原理工大学主页 | 发布时间:2012-03-29 | 浏览次数:

学校各单位并校庆筹备工作组:

根据太原理工大学110周年校庆工作总体安排,为做好参加庆典活动嘉宾、校友的接待服务工作,本着“热忱周到、务实高效、安全有序、增进友谊”的原则,现将有关事项通知如下。

一、嘉宾、校友的邀请

1、广泛联络:对全体校友,兄弟院校、上级部门、友好合作单位领导及新闻媒体进行广泛邀请。

1)以公告的形式广泛联络:通过网络、电视、报纸、广告等方式邀请。

2)依托已经成立(包括筹备阶段的)的各级校友分会发出邀请。

2、分层次邀请:

1)学校负责对上级单位领导、兄弟院校领导、新闻媒体、合作单位领导、校友代表等参加庆典大会、文艺晚会等活动的邀请。

2)各学院(中心、所)、部门负责对参加本单位组织的座谈会、研讨会、庆祝会等活动的嘉宾、校友的邀请,邀请函由校庆办统一制作。

3、本着“无差错不遗漏,热情服务返校校友”的精神,各学院(中心、所)须以学校统一编制的新旧专业归类标准及时进行联络,根据校友意愿和校庆工作需要,接待、组织校友参加校庆活动及期间的系、专业、年级、班级联谊、研讨论坛、学术讲座、参观展览等活动。要尽力为广大校友提供帮助,予以热情服务。

二、嘉宾、校友代表的落实工作

1、会务组负责与学校邀请的嘉宾、校友代表及其联系人进行联络,落实来宾规模及具体信息。需注明职级、联系人手机号码、接机(站)班次时间、特殊需求(如饮食偏好)等。

2、各学院(中心、所)、部门负责对本单位邀请的嘉宾、校友进行联络,由专人及时与嘉宾、校友进行对接落实,核定接待规模。

三、嘉宾、校友的接待

落实“热忱周到、务实高效、安全有序、增进友谊”的精神,分层次扎实做好接待服务工作。

1、学校邀请的嘉宾、校友代表由学校统一安排接待,按照“一对一接待服务标准”的方式,安排专人对接服务。

2、学院(中心、所)等部门邀请的嘉宾、校友由各学院(中心、所)、部门负责安排接待。负责组织迎送、食宿、活动项目、返程票订购、参观等的安排,接待费用由各学院(中心、所)、部门承担。

3、成立外宾接待组和新闻媒体接待组,分别由外事处、宣传部负责有关外宾和新闻工作者的全程接待服务工作。

4、报到地点分设校级嘉宾、校友代表报到点和各学院(中心、所)、部门嘉宾、校友报到点。

1)校级嘉宾、校友代表报到点设在入住宾馆和庆典会场外侧(包括外宾、新闻单位接待点)5个点

2)各学院(中心、所)、部门报到点原则上在本单位办公楼下或楼门口设置(轻纺工程与美术学院、现代科技学院可在中西广场东设置报到点)。

5、依据联络确认的信息,学校接待服务组将对所有来宾分组,指定一对一具体负责人。要提前将接待负责人姓名、手机号码、接站(机)方位、注意事项、天气预报、报到地点及会务安排等发送到来宾手机。并根据《校庆嘉宾到站(港)信息表》确认的信息,安排接站(机)及住宿等。

6、学校接待服务组编制《校庆接待服务工作手册》。各学院(中心、所)接待组在综合整理来宾反馈信息基础上,410前制定出接待服务实施方案以及应急预案, 并报校庆办。

7、报到接待点要合理设立醒目标志及导引路标,并做好环境美化工作,在55前应具备接待条件。

8、在庆典期间(4日、5日全天、6日上午)分别在机场、车站、高速出口(4-6个)、校区附近(15处)、校区内全天候设置接待点、引导点,各点要有欢迎(送)标语。

9、庆典指挥部要对各接待点提前进行检查督导。

太原理工大学110周年校庆筹备委员会办公室

二○一二年三月二十七日

 
 
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